Resumen:

Un proceso que no se mide, no puede ser controlado, para que los procesos informáticos puedan ser medidos, se hace necesario medir lo que estos significan para una organización, en términos del costo de la utilización de los Sistemas Informáticos.  La utilización de los Sistemas Informáticos pueden medirse utilizando variables distintas al costo, sin embargo, es éste el que normalmente utilizan las empresas para evaluar sus actividades. 

Para medir el uso de los Sistemas Informáticos se emplea el modelo TCO (Total Cost Ownership) o Costo Total de Propiedad, el cual es un método de cálculo diseñado para ayudar a los usuarios y a los gestores empresariales a determinar los costes directos e indirectos, así como los beneficios, relacionados con la compra de equipos y programas informáticos. 

El Costo Total de Propiedad o (TCO), permite medir la variable costo a lo largo del tiempo y, para gestionar los Sistemas Informáticos se utiliza el modelo LMC (Lyfe Cycle Management) o Ciclo de Vida de un Sistema, el cual permite administrar sistemáticamente los Sistemas desde el análisis hasta el fin de su vida útil, pasando por las etapas intermedias como lo son:   diseño, implementación, pruebas, instalación, depuración, documentación,  uso y mantenimiento. 

Ambos modelos no han dejado de ser operativos desde su creación hasta la actualidad.   Lo que ha variado ahora es el surgimiento de un nuevo enfoque de la administración de los Centros de Tecnología de Información y Comunicación o Data Centers, los cuales han migrado no solo sus datos; sino también las aplicaciones fuera de las instalaciones físicas de la empresa para ser administrados bajo el concepto de Computación en la Nube.  Este nuevo desafío trae consigo nuevas implicaciones (ventajas y desventajas), que facilitan y potencian, la seguridad, la productividad, la calidad y el rendimiento de los sistemas actuales y de su crecimiento futuro. 

Este artículo, tiene como objetivo principal, por un lado, el reconocer la importancia del uso del modelo de Costo Total de Propiedad (TCO) y por el otro lado comprender las implicaciones del Ciclo de Vida de un Sistema (LMC), debido a las millonarias pérdidas por piratería de software.  Razón por la cual las empresas creadoras de Software han diseñado un nuevo mecanismo de venta de licenciamiento de software para justipreciar los costos de los mismos y así sobrevivir en el mercado.  Este nuevo mecanismo consiste en suspender la licencia actual del software que estás utilizando, con la excusa que la misma ha caducado y que para poder utilizar una nueva licencia tendrán que pagar por ella por lo menos por un periodo de un año con un costo mensual y con una fecha de expiración por su uso.  Los usuarios que utilizan estos programas, requieren del uso de internet, por lo que las compañías aprovechan esta oportunidad para establecer este control de licenciamiento de software.  El cual está en validar si el tiempo de expiración por el uso del programa ha terminado, para suspender el uso del mismo.  Y volverlo a promocionar comercialmente en forma continua.  Lo cual anteriormente era distinto ya que al pagar por el programa, el tiempo de uso era ilimitado. 

Por otro lado y, no menos importante, está la comunidad de usuarios, que anteriormente descargaban gratuitamente o sencillamente pirateaban (acción de explorar y buscar las limitantes de un código o de una máquina), estos programas, a través del uso de un generador de códigos de acceso (programa informático que al ejecutarse genera un código (serial) para que un determinado programa de software de pago en su versión de prueba (Trial) pueda ofrecer los contenidos completos del programa ilegalmente y sin conocimiento del desarrollador) u otros mecanismos y que ahora tendrán que finalmente comprar las licencias de software que ahora tienen un valor mensual y una fecha de caducidad. 

La tercera ley de Newton se resume sucintamente en que:   a toda acción existirá una reacción.  El control de licenciamiento de software puede generar seis reacciones o cambios.  La primera alternativa sería que la comunidad de usuarios busquen nuevos mecanismos para poder hacer uso de estos, (que por lo general no son legales, como lo son el hackeo y la piratería).  La segunda opción sería buscar otros programas que hagan lo mismo, pero esto, tarde o temprano también los limitaría, durante esta búsqueda puede que encuentre en internet una serie de virus.  La tercera elección sería que la comunidad de usuarios dejen de utilizar el programa, lo cual sería un caos para el proveedor del software.  El cuarto cambio sería finalmente comprar las licencias de software con la seguridad que al terminar el periodo de caducidad, se suspenderá el uso del mismo, el cual por lo general tiene costos elevados y en algunos casos licenciamiento de software, con perfiles académicos a un menor costo.  El quinto cambio podría ser la culminación de la piratería de software en internet y Finalmente el sexto cambio la posibilidad de un superávit millonario a las empresas  creadoras de Software. 

Palabras Clave:

Equipos, Programas, Sistemas Informáticos, Costo total de Propiedad, Ciclo de Vida de un Sistemas, Control de Licenciamiento de Software, Empresas, Comunidad de Usuarios, Pirata Informático, Generador de Claves de Acceso, Cambio, Tecnologías de Información y Comunicación, Centros de Procesamiento de Datos, Migración de Aplicaciones y datos, Computación en la Nube. 

Summary:

A process that is not measured cannot be controlled, so that the computer processes can be measured, it is necessary to measure what they mean for an organization, in terms of the cost of using computer systems. The use of computer systems can be measured using different cost variables, however, it is this which normally used by companies to evaluate their activities. 

To measure the use of Information Systems TCO model (Total Cost Ownership) or Total Cost of Ownership, which is a calculation method, designed to help users and business managers to determine the direct and indirect costs used well as the benefits related to the purchase of equipment and software. 

The Total Cost of Ownership or (TCO), to measure the cost variable over time and to manage Information Systems LMC model (Lyfe Cycle Management) or Life Cycle of a system is used, which allows you to manage systematically Systems from analysis to the end of his life, through the intermediate stages, such as: design, implementation, testing, installation, debugging, documentation, use and maintenance. 

Both models are no longer operating from its inception to the present. What has changed now is the emergence of a new approach to the management of the Centers Information and Communication Technology or Data Centers, which have migrated not only their data; but applications outside the physical facilities of the company to be managed under the concept of Cloud Computing. This new challenge brings new implications (advantages and disadvantages), which facilitate and enhance, safety, productivity, quality and performance of current systems and future growth. 

This article has as its main objective, on the one hand, recognizing the importance of using the model of Total Cost of Ownership (TCO) and on the other side understand the implications of Lifecycle System (LMC), due to million dollar losses from software piracy. Why creative software companies have designed a new mechanism for selling software licensing costs to appraise them and thus survive in the market. This new mechanism is to suspend the current license the software you are using, with the excuse that it has expired and that to use a new license will have to pay for it at least for a period of one year with a monthly fee and with an expiry date for its use. Users who use these programs require the use of internet, so companies take advantage of this opportunity to establish this control software licensing. Which it is to validate if the expiration time for the use of the program has finished, suspending the use of it. And again to promote commercial and continuously. Which it was previously different because paying for the program, the usage time was unlimited. 

On the other hand and, not least, is the community of users who previously downloaded for free, or simply hacked (action to explore and find the limits for a code or machine), these programs through the use of a keygen (computer program that when executed generates a code (serial) for a particular software program payment in trial (trial) can provide the complete contents of illegally program without knowledge developer) or other mechanisms and They will now have to eventually buy the software licenses they now have a monthly value and an expiration date. 

Newton's third law is summed up succinctly that "to every action there will be a reaction." The control software licensing can generate six reactions or changes. The first alternative would be for the user community to seek new mechanisms to make use of these, (which usually are not legal, such as hacking and piracy). The second option would be to seek other programs that do the same, but that sooner or later also limit during this search can be found on the Internet a number of viruses. The third choice would be that the communities of users stop using the program, which would be chaos for the software vendor. The fourth change would eventually buy software licenses with the assurance that the end of the expiration period, the use thereof shall be suspended, which usually has higher costs and in some licensing cases software, academic profiles at lower cost. The fifth change could be the culmination of software piracy on the Internet and finally the sixth change the possibility of a millionaire to companies creating surplus Software. 

Keywords:

Hardware, Software, Computer Information Systems, Total Cost of Ownership, Life Cycle of a System Control Software Licensing, Business, Community of Users, Hacker, Generator Access Keys, Change, Information Technology and Communication Centers data processing, Application Migration and data, Cloud Computing. 

1. Introducción:

¿Alguna vez has escuchado la frase Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar y lo que no se mejora, se degrada siempre, del Físico matemático británico William Thomson?, que en reconocimiento a sus logros, fue nombrado Primer Barón de Kelvin en 1893, por llevar a cabo importantes trabajos respecto a la termodinámica en el año 1873.  Estableciendo desde entonces que el cambio es una constante. 

Pero, ¿Qué es Costo Total de Propiedad?   Una definición de TCO, según Interpose Inc.:   Total Cost of Ownership Costo Total de Propiedad es un modelo que ayuda a las empresas a analizar todos los costos y beneficios relacionados con la adquisición, desarrollo y uso de componentes de Tecnologías de Información y Comunicación ICT (Information and Communications Technology) o Tecnologías de Información y Comunicación término acuñado por primera vez por Kofi Annan, en el discurso inaugural de la primera fase de la CMSI o (Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información), Celebrada en Ginebra, en año 2003 a lo largo de su LMC (Lyfe Cycle Management) o Ciclo de Vida de un Sistema. 

El Total Cost of Ownership (TCO) ha evolucionado permanentemente, con una ayuda significativa en el mundo de las TIC Tecnologías de Información, desde 1987, cuando Hill Kirwin de Gartner Group Inc., desarrollo el modelo para los PC o equipos de escritorio.   Las TIC o Tecnologías de Información y Comunicación, desde esta época el modelo se ha extendido a las LAN, sistemas cliente/servidor, computación distribuida, telecomunicaciones, centros de procesamiento de datos,  hoy mejor conocidos como Data Centers, los sistemas portátiles (handheld), los POS (Points of Sales) o Puntos de Ventas, los WAP Web Access Point o Punto de Acceso Inalámbrico y recientemente los Apps para los Smartphones que son ejecutados a través del uso de Sistemas Operativos Androit. 

2. Problema:

El TCO es un modelo que ayuda tanto a los consumidores como a los ejecutivos de empresas evaluar los costos directos e indirectos que están relacionados con la compra de cualquier activo de capital, tal como el software y los computadores, pero no limitado sólo a ellos. 

La valorización del TCO idealmente ofrece un costo que, además de considerar el precio de compra, incluye los costos relacionados con el uso y mantención de los equipos y sistemas. 

Esto incluye los costos de implementación, capacitación de los usuarios, costos asociados con las fallas o períodos fuera de servicio (planeados o no planeados), incidentes de pérdida de performance (repuestas más lentas), costos por incumplimientos (pérdida de reputación y pérdidas por la recuperación de la falla), espacio, energía, desarrollo, control de calidad, y muchos más. Por eso a veces el TCO es llamado Costo Total de Operación, que por lo general en la mayoría de los casos los consumidores como a los ejecutivos de empresas, no tienen lo presupuestado. 

Por otro lado la actualización de las APPS de desarrollo y de los Firmwares (Programa informático que establece la lógica de más bajo nivel que controla los circuitos electrónicos de un dispositivo de cualquier tipo), en los Equipos,  la capacitación de los usuarios y  las certificaciones en uso y manejo de las mismas, incrementan aún más el TCO ahora Costo Total de Operación. 

3. Solución:

Esta situación lleva a buscar una alternativa a los consumidores o ejecutivos de empresas que minimice el Costo Total de Operación de su Centro de Procesamiento de Datos.  Una de las estrategias más utilizadas recientemente por las empresas en ese sentido consiste en el principio en que cuando pagas puedes exigir y es básicamente en pagar una mensualidad a un costo menor del actual a una Compañía dedicada al mantenimiento fuera de sus instalaciones a sus Aplicaciones y de sus Datos en Data Center en la nube.  Ahorrando de esta forma los gastos mencionados anteriormente, incluyendo personal, agua, luz y teléfonos.  Este cambio, si bien es cierto, por lo general, trae como consecuencia una disminución en la fuerza laboral del actual Centro de Procesamiento de Datos, la cual realizando una reingeniería de procesos de puestos de trabajos, se establezcan nuevas y más novedosos perfiles que demanda este nuevo enfoque en la administración de la información.  Disminuyendo también, la probabilidad de riesgo en la pérdida de la información, que es el segundo mejor y más valioso activo en la empresa, después del recurso humano. 

Este nuevo enfoque en la administración de Computación en la nube o Cloud Computing, si bien es cierto nos permite deslindarnos de algunas responsabilidades a nivel local, no obstante estas han sido intercambiadas por nuevas funciones que exigen un mayor monitoreo de las aplicaciones, los tiempos de respuestas y los ajustes o personalizaciones que requieran nuestras aplicaciones creadas justo a la medias de las necesidades de nuestra empresas, no solo en el presente, sino también en el futuro.  Esperando un mejor rendimiento y un mejor desempeño de nuestras aplicaciones a muy corto plazo. 

Una solución efectiva sería crear un nuevo sistema integrado de información a futuro que trabaje en paralelo y que genere los mismos resultados que el actual y a la vez que cumpla con los tiempos mínimos de adecuaciones y de las expectativas de crecimiento futuro para no depender de nuestros proveedores de aplicaciones, disminuyendo el Costo Total de Operaciones de la empresa. 

4. Características y Beneficios:

La Computación en la nube debe pretender bajar los costos de la Administración de los Centros de Procesamiento de Datos que tenemos hoy día basándose en los siguientes objetivos:

1. Instaurar un modelo TCO, para tener la estimación inicial.
2. Establecer en la Contabilidad la medición de costos del Sistema de Información en cuestión, en una empresa esto por lo general corresponde al ERP (Enterprise Resource Planning, Planificación de Recursos Empresariales; son sistemas informáticos destinados a la administración de recursos en una organización).
3. Gestionar los sistemas de Información de acuerdo al modelo LMC (Lyfe Cycle Management), de modo de disminuir el costo en cada una de sus fases.
4. Comparar los costos del TCO con los registrados en la Contabilidad correspondientes a cada uno de las etapas del LCM.
5. Realizar los ajustes necesarios para medir los costos en el tiempo y el LCM nos permite organizar y controlar la operación, maximizando la productividad y minimizando los costos de operación en muy corto tiempo. 

El TCO es un modelo que ayuda tanto a los consumidores como a los ejecutivos de empresas evaluar los costos directos e indirectos que están relacionados con la compra de cualquier activo de capital, tal como el software y los computadores, pero no limitado sólo a ellos. 

La valorización del TCO idealmente ofrece un costo que, además de considerar el precio de compra, incluye los costos relacionados con el uso y mantención de los equipos y sistemas. 

Hoy el TCO es usado para dar soporte a decisiones de compra y de planificación para un rango cada vez mayor activos que generan costos significativos de operación y mantención a lo largo de sus años de vida útil. El TCO es usado para apoyar la toma de decisiones que involucran equipos computacionales, sistemas de información, vehículos, equipos de laboratorio, equipos médicos, equipos para manufactura, maquinaria, etc. 

Un buen análisis TCO permite descubrir los costos ocultos o los costos no-obvios que podrían quedar fuera del proceso de compra o del proceso de planificación.  El análisis comienza con el diseño de modelo adecuado, tal que cobra completamente los costos relacionados con el sistema a evaluar. La compra de Sistemas de Información funciona bastante bien para muchas situaciones, pero como se puede observar el modelo incluye los gastos de la adquisición, de la operación y los gastos de mejoras, en otras palabras incluyen la variable de la operación. 

El Ciclo de Vida de un Sistema es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario.   Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida. Su ciclo de vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:   Planificación, Análisis, Diseño, Implementación, Pruebas, Instalación o despliegue, Documentación, Uso y Mantenimiento.  Estas etapas son un reflejo del proceso que se sigue a la hora de resolver cualquier tipo de problema. 

5. Conclusiones: 

1. Un Proceso que no se puede medir, no se puede controlar.
2. Un Sistema Informático puede ser Administrado a través del modelo TCO (Total Cost Ownership) o Costo Total de Propiedad y Gestionado por medio del modelo LMC (Lyfe Cycle Management) o Ciclo de Vida de un Sistema y finalmente migrado a un modelo (Cloud Computing) o Computación en la Nube. Permitiendo disminuir Costos y generar ingresos en la Administración de los Centros de Cómputos de las Empresas.
3. El desconocimiento de la ley no te exime de culpa. La piratería de software, es un acto ilegal e inclusive es penado por la ley. (Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos (Ley No. 15 del 8 de agosto de 1994). Esta ley se encuentra en vigencia desde el 1 de enero de 1995 y protege expresamente los programas de computadoras o Software, designados como programas de computadoras).
4. Es un derecho de las compañías proveedoras de software, el imponer controles de licenciamiento para evitar así la piratería que nunca acaba. Y que finalmente debe ser controlada.
5. Cuando compramos un software, ahora solo podemos exigir la garantía sobre el uso y manejo del mismo por el periodo establecido que indique el contrato de la licencia de Software. Y ya no por tiempo ilimitado.
6. Es posible que la aplicación del control de licenciamiento del software contribuya con la culminación de la piratería de software finalmente en Internet.
7. El Costo Total de Operación, no sólo se circunscribe a los costos relacionados con el uso y mantención de los equipos y sistemas; sino que incluye los costos de implementación, capacitación de los usuarios, costos asociados con las fallas o períodos fuera de servicio (planeados o no planeados), incidentes de pérdida de performance (repuestas más lentas), costos por incumplimientos (pérdida de reputación y pérdidas por la recuperación de la falla), espacio, energía, desarrollo, control de calidad, y muchos más.
8. La administración de Computación en la nube es un nuevo enfoque dirigido a brindar un servicio a la Planificación de Recursos Empresariales o a los usuarios que requieran administrar sus Centros de Procesamiento de Datos en la nube, minimizando así su Costo Total de Operación y maximizar la productividad de las Apps a muy corto plazo.
9. La migración y las adecuaciones de las Apps y de los datos, debe ser transparente a los usuarios y lo menos traumática para los implementadores de la solución de Computación en la nube.
10. Las políticas y garantías del contrato con la empresa proveedora de la solución de Computación en la nube, debe estar coordinada con los proveedores de la base de datos y del sistema operativo, para efectos de compatibilidad asumiendo código libre y abierto a modificaciones y personalizaciones por parte de los responsables directos.
11. Brindar un informe inicial, preliminar y final de la incorporación de las ventajas y desventajas de la solución de Computación en la nube a la gerencia general.

      6. Recomendaciones:

1. Realizar un inventario de los procesos existentes en la empresa y verificar si a la fecha todos son gestionados, de lo contrario realizar una reingeniería de procesos para medirlos, controlarlos y administrarlos.
2. Aplicar los métodos o modelos de gestión pertinentes para administrar el Costo Total de Operación y gestionar las adecuaciones de las aplicaciones y los datos por medio de un Ciclo de Vida del Sistema, implementando un modelo de servicio de administración de Computación en la nube o Cloud Computing.
3. Inventariar las licencias de Software en la empresa, descartar los programas que estén pirateados para evitar demandas por piratería parte de las empresas proveedoras de software y comprar las licencias de software que sean necesarias por el período que sea necesario.
4. Calendarizar los contratos de licenciamiento de software para presupuestar la renovación de las licencias en los casos que sean necesarios.
5. Renovar las Tecnologías de Información y Comunicación y remplazar aquellas que estén obsoletas.
6. Establecer una política de reingeniería de perfiles y capacitaciones en las nuevas funciones de puestos de trabajos necesarios, que se creen en función de los cambios realizados en materia de tecnología.
7. Solicitar una cartera de clientes a la empresa proveedora del servicio de la administración de Computación en la nube. Como garantía de un buen servicio de sus clientes.
8. Exigir un periodo de al menos tres meses de implementación en paralelo como garantía del buen funcionamiento del software antes de su puesta en marcha final.
9. Definir una estrategia de migración de Apps y datos transparente a los usuarios por parte del proveedor de la solución de Computación en la nube con múltiples planes de implementación.
10. Presentar un Cronograma de Implementación de la solución de Computación en la nube y plan de retorno de solución en caso que la empresa no pueda continuar brindando el servicio.
11. Fomentar una cultura de moralidad entre los usuarios y las empresas en cuando al uso legal del software y las consecuencias de la piratería de éste. Y denunciar la piratería que es un delito. 

7. Referencia Bibliográfica:

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