De Archivos Pasivos a Sistemas Automatizados e Inteligentes
El presente artículo presenta algunos aspectos conceptuales sobre archivo, automatización y la inteligencia artificial (IA), para reflexionar en la importancia de archivos pasivos a sistemas automatizados e inteligentes.
Por la naturaleza misma los documentos diversos que se manejan en una institución, como también por la diversidad en la forma de preservación y la creciente demanda de servicio rápido de referencia, ha surgido la necesidad de implementar nuevos sistemas de archivos. El cual, lo podemos definir como el arte de colocar y conservar los documentos y otros papeles relacionados con un individuo, firma o determinado asunto en un mismo orden debidamente clasificados, en forma tal, que estén protegidos contra el deterioro, destrucción o pérdida y a la vez se facilite su localización y manejo.
El manejo de la información al interior de las organizaciones es considera hoy por hoy como el elemento principal para el cumplimiento de sus objetivos, a la vez que tiene la capacidad de dar testimonio de sus actividades y son generadores de fuentes de información claves para la toma de decisiones. La deficiencia generada por un inadecuado manejo documental al interior de las instituciones se ven reflejadas en pérdidas económicas, pérdida de competitividad y credibilidad ante sus clientes, además que puede poner en riesgo el cumplimiento de los compromisos pactados con las demás organizaciones como con el Estado. En este sentido, presentamos los siguientes aspectos conceptuales:
Archivo:
La definición que utilizaremos en este artículo y que debemos apropiarnos fue tomada del Mini/Manual N°3 de Gestión Documental-Bases para la elaboración de un programa del Archivo General de la Nación de Colombia 1996, que señala: El archivo es “uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso manual por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como de fuente de historia”.
Por su parte, Villa Ayala, Gilberto Alejandro (1995), define el término “depósitos de archivo” como: (1) “Local o lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo”. (2) “Los depósitos de archivos deficientes son causantes de parte de los factores externos del deterioro documental” y (3) “El archivo es la principal fuente de consulta e investigación en toda empresa; por ende, debe ser considerado de alto nivel jerárquico.
Lo cual quiere decir, que el “Archivo” es una Institución donde se reúnen dos o más conjunto orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una empresa o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente respetando su orden natural en un local que reúna las debidas condiciones y atendido por personal idóneo, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídico o como información para fines científicos o culturales.
De esta forma, el archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Es una unidad con documentos organizados, clasificados, ordenados y con criterios archivísticos.
Automatización:
López Yepes (2004), define la automatización como la acción y proceso de disponer la ejecución de tareas con ayuda de una máquina y sin necesidad de la intervención humana.
El Diccionario de la RAE (2007), define automatización como:
- Aplicación de las máquinas o de procedimientos automáticos en la realización de un proceso o en una industria.
- Transformación de un movimiento corporal o de una operación intelectual en acto automático o involuntario.
- Sistema tecnológico basado en la ingeniería y la informática, que proporciona una optimización de los procesos productivos mediante la regulación automática (auto-reguladores).
Bajo esta perspectiva, se entiende por automatización el uso de una máquina o mecanismo diseñado para seguir un patrón determinado y una secuencia repetitiva o de operaciones respondiendo a instrucciones predeterminada, sustituyendo el esfuerzo físico humano o la rutina por la observación o toma de decisiones. En este caso, cuando se habla la automatización de los procesos de flujo de información de los servicios archivísticos, mediante la utilización de herramientas tecnológicas y software de administración de documentos o contenidos para la digitalización de documentos de archivo de una organización. Mientras que automatizar es mejorar y simplificar los procesos, integrar procesos internos, ahorrar tiempo y dinero a través de los sistemas de información.
Inteligentes:
Según visión general creada por IA, los archivos inteligentes o gestión de documental inteligente, representa la evolución de la administración de documentos tradicional, utilizando tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el procesamiento inteligente de los documentos (IDP), para automatizar la captura, clasificación, análisis y almacenamiento de la información.
La inteligencia artificial (IA) junto con herramientas como los OCR (Reconocimiento de Caracteres), o Tecnologías como RPA (Automatización Robótica de Procesos), permiten automatizar la recepción, clasificación y procesamiento de grandes volúmenes de documentos a través de bandejas de entrada inteligentes.
La visión general creada por IA, dice que la transformación de archivos pasivos (documentos inactivos, históricos o de consulta ocasional) en sistemas inteligentes, es un cambio de paradigma que busca convertir depósitos documentales estáticos en archivos estratégicos de información mediante el uso de tecnología avanzada, y que esta evolución implica dejar de ver el archivo como simple almacenamiento y pasar a una gestión automatizada.
Para el magíster Salvador Alberto Montes Jovel (San Salvador), un archivista, bibliotecólogo y consultor en transformación digital, especializado en IA aplicada a la gestión de información y ecosistemas digitales, en su ponencia del 28 de abril de 2026, titulada “WEBINAR DE ARCHIVOS PASIVOS A SISTEMAS INTELIGENTES: inteligencia artificial aplicada para transformar la gestión documental y organizacional” explicó que el problema del archivo pasivo es que en muchas organizaciones acumulan miles de documentos, pero no gestionan conocimiento real y que el archivo pasivo consume recursos y limita la competitividad, señalando cinco síntomas del archivo pasivo que son:
- Información acumulada sin clasificación eficiente
- Tiempos lentos de búsqueda y recuperación
- Riesgos legales por documentos extraviados
- Datos invisibles para toma de decisiones
- Costos operativos elevados
El magister Montes Jovel, indicó que, en un sistema inteligente documental, No se trata solo de digitalizar, sino de conectar información con inteligencia operativa como: automatización documental, búsqueda semántica, clasificación automática, analítica en tiempo real, gobierno de información y producción de riesgo.
Para finalizar, González Cam (2007), nos dice que los archivos tradicionales demandan cambios inmediatos en el registro archivístico, transformaciones en la forma de catalogar y recuperar la información, así como proveer mejores servicios que la infraestructura antigua no pueden soportar, como lo es la digitalización de los documentos, de forma que los usuarios puedan acceder al documento original.
Además, la digitalización ha sido asumida como estrategia de preservación preventiva de los documentos originales del archivo de una organización, debido a que evita la manipulación de los mismos y protege los documentos en riesgos mediante el cambio de formato, según el material seleccionado.
La evolución histórica de los archivos en formato papel ha hecho posible que, con el devenir de los avances tecnológicos, los mismos se hayan beneficiado de la incorporación de la digitalización de documentos en las organizaciones e instituciones desde el siglo XX por la capacidad de almacenar grandes volúmenes de datos permitiendo un acceso mucho más rápido y eficiente de la información así como la manera en que se piensa y gestionan los archivos de formato papel a digital y con el uso de la Inteligencia Artificial (IA) aplicada en la gestión de archivo permite automatizar esas tareas repetitivas y mejorar la clasificación y recuperación de la información. Es por ello que, el profesional de la archivística ha resultado ser el gran beneficiado en el ámbito de la tecnología de la información.
Referencias bibliográficas:
COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión documental: Base para la elaboración de un programa/Grupo de archivo y correspondencia. --Santafé de Bogotá: El Archivo ,1996. --32 p.: el--(Mini/Manual; 3).
GONZÁLEZ CAM, Celso (2007): La importancia de la digitalización para Bibliotecas. Ponencia presentada en la Convención Nacional de Centros Binacionales ---11y 12 de octubre 2007. Trujillo Perú.
LÓPEZ YÉPEZ, José (2004): Diccionario Enciclopedia de Ciencias de la Documentación. Madrid: Editorial Síntesis.
Montes Jovel. Salvador Alberto (28 de abril de 2026), “WEBINAR DE ARCHIVOS PASIVOS A SISTEMAS INTELIGENTES: inteligencia artificial aplicada para transformar la gestión documental y organizacional”. DABEN Consultores y Servicios.
RAE (2007): Diccionario de la Real Académica Española de la Lengua. Madrid: Larousse Editorial, S.L.
VILLA AYALA, Gilberto Alejandro (1995): Depósitos de archivo: consideraciones básicas para su gestión. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación.
La autora es Docente del Departamento de Archivología de la Facultad de Humanidades, presidenta de la Junta Técnica de Archivología y jefa de la Sección de Archivos de Sistema de Imágenes de la Dirección de Finanzas.
