La preservación y conservación de la información digital, conlleva sin lugar a dudas a que los progresos, la modernización tecnológica y de alta capacitación técnica que posea el recurso humano que labore en un archivo de instituciones públicas y privada, exige constantes actualizaciones de los equipos tecnológicos avanzados y de estrategias digitales puesta en marcha para preservar y conservar la información digital en los documentos a corto, mediano y largo plazo.

Sobre este aspecto, cada vez son más las instituciones que, motivadas por el ánimo de preservar y difundir su patrimonio utiliza la captura digital como herramienta que les permita mantener la información a largo plazo, posibilitando además el acceso a ella desde lugares remotos. Hoy es frecuente encontrar en las bibliotecas o archivos, además de los servicios tradicionales, catálogos en líneas, salas de consultas de internet, consulta de colecciones en redes locales, servicios de reproducción digital.  Pero la información digital, tanto la obtenida desde un original análogo como nacida de manera electrónica, necesita ser preservada. Documentos de texto, imágenes, archivos de audio, videos, bases de datos, sitio web, entre otros se encuentran en serio riesgo de desaparecer a corto plazo si no se establecen políticas y prácticas para su conservación.

También es cierto que, a causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y las necesidades de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.

Según Stewart Brand (2003) citado por Voutssás Márquez (2009: 22) al referirse a la preservación digital señalan que “El almacenamiento digital es fácil, la preservación digital no lo es. Preservar significa mantener la información almacenada, catalogada, accesible y usable en soportes actuales, lo cual conlleva constante dinero y esfuerzo”.  Teniendo en cuenta esta definición se hace necesario en este artículo dar a conocer y entender bien la importancia de la preservación y conservación de la información digital de los documentos de archivo.

Existen diferentes técnicas o estrategias de preservación digital aplicables durante el tiempo de vida de un objeto digital para garantizar su preservación a corto, mediano y largo plazo, sin embargo, la selección de uno de ellos dependerá del formato de los documentos, el uso previsto de ellos y la capacidad técnica institucional disponible.

Según Muñoz de Solano y Palacios (2005:147) dice que: La preservación por el progreso constante de la tecnología, la rápida obsolescencia de los programas necesarios para leer los ficheros y, la degradación del medio en que están grabados los documentos digitales ha llevado a Kenneth Thibodeau, Director de Programa Archivos Electrónicos de Estados Unidos a definir cuáles podrían ser las categorías generales para la conservación de los objetos de información en formato digital:

• Conservación de la tecnología original para crear o almacenar documentos
• Reproducción de la tecnología original en nuevas plataformas
• Cambio de los programas de informática necesarios para recuperar, transferir y utilizar los documentos y
• La conservación de estos para actualizarlos

Voutssás Márquez (2009), nos dice que debemos aprender acerca de la preservación digital, es decir “como crear, proteger y resguardar activamente los documentos digitales para lograr la permanencia de sus contenidos y en caso de deterioro o daño debemos restaurar”.

Además, este autor establece una definición de los términos de preservación, conservación y restauración en especial para documentos y en su versión digital, determinados como, a- Preservación digital; b- Conservación digital; y c- Restauración digital, cada uno de los cuales se describe así:

• Preservación digital: Acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo es el de asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales, a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es, protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente; en caso de deterioro o daño debemos tratar de restaurarlos.
• Conservación digital: Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para garantizarla trascendencia de los contenidos.
• Restauración digital: Acciones para recuperar, reparar, renovar o volver a poner un documento digital en el estado, estimación o accesibilidad que antes tenía.

Por otra parte, Jones y Beagrie (2001, pp. 4-18) nos dice que la preservación digital se refiere a una serie de actividades necesarias y muy bien administradas para asegurar el acceso continuo a los materiales digitales, por el periodo que sea necesario. Es decir, todas las acciones requeridas para mantener el acceso a los materiales digitales aún después de que se presenten fallas en los medios de almacenamiento o haya cambios tecnológicos.

También, este autor no señala que la preservación se clasifica en tres grupos de acuerdo al tiempo que son:

• Preservación de duración larga: Acceso continúo a los materiales digitales o por lo menos a la información contenida en éstos indefinidamente.
• Preservación de duración media: Acceso continúo a los materiales digitales aún después de los cambios tecnológicos realizados en un periodo definido de tiempo pero no indefinidamente.
• Preservación de duración corta: Acceso a los materiales digitales ya sea por un periodo de tiempo definido o que su uso sea calculado en un periodo de tiempo menor a los cambios tecnológicos.

Para Térmenst, M. (2013), la preservación digital es “el conjunto de técnicas y metodologías que permiten que la información digital pueda permanecer y seguir usándose a medio y largo plazo”.

En ese sentido, entre las estrategias aplicables a corto plazos podemos mencionar: formatos abiertos, chequeo y migración de soporte, chequeo cadena de bits y copias redundantes; y entre las aplicables a largo plazo: preservación de la tecnología, emulación de las aplicaciones informáticas, la migración de los datos entre otros.

Mientras que por otro lado, a diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable. A diferencia del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (software) e incluso del equipamiento de conservación (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad que la degradación del soporte. En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su destrucción de la preservación de un medio digital, no depende de cuánto pueda durar el soporte en el que se encuentra sino en la capacidad del documento en ser transferido de un soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

Finalmente, podemos concretar que entre las estrategias para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos consisten en la actualización y migración de los datos a soportes diversificados y fiables, así como la emulación, que consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de un determinado software sobre otro ordenador más moderno y potente de una generación actual. De esta forma, los documentos electrónicos conservan su aspecto, su originalidad y su contenido.

Referencias bibliográficas:

• Brand, Stewart (2003): “Escaping the digital dark age”, en Library Joumal. Cambridge. Vol. 124. Núm. 2. Pp.46-49.
• Jones, Maggie y Beagrie, Neil (2001): Preservation management of digital materials: A handbook. London: British Library.
• Muños de Solano y Palacios, Bárbara (2005): “El desarrollo de un programa de preservación ideal para documentos digitales”. Revista General de Información y Documentación, vol. 15 núm. 2,145-156.
• Termes Miguel (2013). Preservación digital, Barcelona, Editorial UOC. Disponible en: http://www.biblogtecarios.es/eliramirez/preservacion-digital/.
• Thibodeau, Kenneth (2000) “Building a Future for Our Times: the Electronic Records Archives of the National Archives and Records Administration”. U.S. Director Electronic Records Archives Program National Archives and Records Administration.

Disponible en: http://www.archives.go.jp//english/news/pdf/Dir.Thibodeau.pdf/.

• Voutssás Márquez, Juan (2009): Preservación del patrimonio documental digital en México. México Universidad Nacional Autónoma de México (UAM).CUIB.

El autor es Docente de la Facultad de Humanidades, Departamento de Archivología Especialista en Archivística de la Universidad de Panamá y presidenta de la Junta Técnica de Archivólogos