Administración de Documentos y Administración de Documentos Electrónicos en el Archivo Administrativo
Todo sistema de administración de documentos tiene como meta prever la información al instante cuando esta se necesite y al menor costo posible, es por ello que, se recomienda establecer y mantener un sistema que responda a las necesidades de la organización y contar con los equipos y los materiales más adecuados. De igual forma, que el personal a cargo del sistema esté preparado y capacitado en los nuevos sistemas y procedimientos.
La administración de documentos y la administración de documentos electrónicos en un archivo administrativo es un aspecto esencial en cualquier organización. La transición hacia la digitalización ha llevado a que muchas organizaciones implementen sistema de administración de documentos o contenidos, como herramientas que pueden modernizar y optimizar los procesos internos. Dado a que, la digitalización de los documentos mejora la eficiencia operativa, el cumplimiento de normativas y la conservación de la información.
En este sentido, se entiende por administración de documentos el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de los diferentes documentos, asà como su mantenimiento, conservación temporera, localización, protección, control, uso y disposición o conservación permanente.
El Manual de Usuarios Evolusoft DocuManager (1999) señala que la administración de documentos puede ser descrita como la creación, la incorporación o digitalización de documentos que pueden provenir de diferentes medios permitiendo su clasificación, almacenamiento, proceso, acceso y distribución de los mismos utilizando un sistema de computación.Â
De acuerdo con esta definición, la administración de documentos electrónicos se considera como el proceso de guardar un documento fÃsico, en un formato digital, dentro de una estructura jerárquica con Ãndices de búsqueda, para posteriormente realizar consultas en lÃneas desde una estación de trabajo.
Por consiguiente, la administración de archivos fÃsicos es el arreglo sistemático de equipos y materiales que permiten la conservación de los documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiente unos procedimientos especÃficos, los expedientes se manteen en carpetas y rotuladas. Mientras que la administración de archivos electrónicos es la organización responsable en la seguridad de un sistema basado en tres puntos fundamentales: Mantenimiento de grupo (conjunto de usuarios con los mismos permisos en el sistema). Usuarios (son quienes utilizan el sistema de acuerdo a los niveles de acceso y el cual muestra una lista de los mismos creados) y Permisos (son los que se les da a los usuarios para ejecutar operaciones sobre el sistema).
Administrar el acervo documental tanto en formato papel como digital en el archivo administrativo implica aplicar los principios que dictan la administración y las técnicas archivÃsticas, con el objeto de organizar los documentos y asà ponerlos a disposición de los usuarios para la buena toma de decisiones y para fines de investigación.
El archivo y la administración de documentos son importantes porque proveen para el manejo, conservación, localización, producción y uso eficaz de la información que es vital para las instituciones.
Finalmente, queremos señalar que la eficacia de un sistema de administración de documentos depende de que se cuente con los equipos y materiales de archivo que estén a tono con las necesidades presentes y futuras de toda la empresa, para garantizar el manejo de la producción, el almacenamiento y el uso de los datos registrados y archivos en la organización, mediante el cumplimiento de las normas vigentes.
Referencias
Correa. C. M. y Diaz Colon A. (1997) Administración de Documentos. Procedimientos y Base de Datos. Mexico: Editorial McGraw Hill.
Evolusoft DocuManager (1999): Convierta sus archivos en información digital. Manual de usuarios. Empresa Evolusoft DocuManager. Ciudad de Panamá.
La autora es Docente del Departamento de ArchivologÃa Especialista en ArchivÃstica de la Facultad de Humanidades de la de la Universidad de Panamá y Presidenta de la Junta Técnica de Archivólogos.
